PROTOCOL DE GESTIÓ DEL CANAL ÈTIC

1. OBJECTE

El present Protocol té com a objecte determinar l'operativa a seguir als efectes de gestionar les comunicacions rebudes a través del Canal Ètic de SISTEMAS RESIDENCIALES, S.A (en endavant, 'SIRESA'), conforme a la normativa legal vigent i la normativa interna corporativa.
Pot accedir al Canal Ètic a través del següent enllaç: Formulari notificació
En cas de voler consultar l'estat de la comunicació pot accedir al següent enllaç: Gestionar notificació

2. DEFINICIONS

• Canal Ètic: via de comunicació que habilita una entitat perquè les persones internes i/o externes a l'organització comuniquin la comissió d'infraccions.
• Informant: persona física que comunica informació sobre infraccions obtinguda en el context de la seva activitat.
• Represàlia: tota acció o omissió, directa o indirecta, que tingui lloc en un context laboral, que estigui motivada per una comunicació interna i que causi o pugui causar perjudicis injustificats a l'informant.
• Responsable del Sistema: persona responsable de la recepció i gestió de les comunicacions rebudes a través del Canal Ètic de SIRESA.

3. QUÈ ES POT COMUNICAR?

Es podran comunicar a través del Canal Ètic:

1. Qualssevol accions o omissions que puguin constituir infraccions del Dret de la Unió Europea sempre que:
   • Entrin dins de l'àmbit d'aplicació dels actes de la Unió Europea enumerats a l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió;
   • Afectin els interessos financers de la Unió Europea; o
   • Incideixin en el mercat interior, incloses les infraccions de les normes de la Unió Europea en matèria de competència i ajuts atorgats pels Estats, així com les infraccions relatives al mercat interior en relació amb els actes que infringeixin les normes de l'impost sobre societats o amb pràctiques la finalitat de les quals sigui obtenir un avantatge fiscal que desvirtuï l'objecte o la finalitat de la legislació aplicable a l'impost sobre societats.
2. Accions o omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu (ex.: assetjament sexual).
   El Canal serà la via preferent per a informar sobre les accions o omissions enumerades anteriorment. En cas que un membre de SIRESA comuniqués verbalment una infracció al seu superior jeràrquic, haurà igualment de posar els fets en coneixement de la persona Responsable del Sistema a través del Canal Ètic.
   La no comunicació d'una infracció a través del Canal Ètic podria entendre's com una transgressió de la bona fe contractual i una indisciplina o desobediència en el treball per part de la persona treballadora en qüestió, sancionant-se disciplinàriament aquesta conducta conforme al conveni col·lectiu d'aplicació i a l'Estatut dels Treballadors.

4. QUI POT COMUNICAR?

El Canal podrà utilitzar-se per part d'aquelles persones que hagin obtingut informació sobre infraccions en un context laboral o professional, comprenent en tot cas:

• persones que tinguin la condició d’empleats públics o treballadors per compte d’altri;
• autònoms;
• accionistes, partícips i persones que pertanyin a l'òrgan d'administració, direcció o supervisió, inclosos els membres no executius; i
• qualsevol persona que treballi per a o sota la supervisió i la direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdors de SIRESA.

Així mateix, també el podran utilitzar aquelles persones que comuniquin o revelin públicament informació sobre infraccions obtingudes en el marc d'una relació laboral o estatutària ja finalitzada, voluntaris, becaris, persones treballadores en períodes de formació (amb independència que percebin o no una remuneració), així com aquells la relació laboral dels quals encara no hagi començat, en els casos en què la informació sobre infraccions hagi estat obtinguda durant el procés de selecció o de negociació precontractual.

5. MESURES DE PROTECCIÓ

Les persones que comuniquin o revelin infraccions a través del Canal Ètic tindran dret a protecció, sempre que concorrin les següents circumstàncies:

1. Tinguin motius raonables per pensar que la informació aportada és veraç en el moment de la comunicació o revelació, tot i que no aportin proves concloents, i que l'esmentada informació entri dins l'àmbit material d'aplicació; o
2. La comunicació o revelació s'hagi realitzat conforme als requeriments previstos a la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

Queden excloses del dret a protecció aquelles persones que comuniquin o revelin:

1. Informacions contingudes en comunicacions que hagin estat inadmeses pel Canal:
   • Quan els fets siguin inversemblants;
   • Quan els fets no siguin constitutius d’infracció administrativa greu o molt greu o infracció penal;
   • Quan la comunicació manqui manifestament de fonament o existeixin indicis racionals d’haver-se obtingut mitjançant la comissió d’un delicte. En aquest últim cas, a més de la inadmissió, es remetran al Ministeri Fiscal els fets constitutius de delicte; i
   • Quan la informació no contingui informació nova i significativa sobre infraccions en comparació amb una comunicació anterior respecte de la qual han conclòs els corresponents procediments, llevat que es donin noves circumstàncies que justifiquin un seguiment diferent.
2. Informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals.
3. Informacions que ja estiguin completament disponibles per al públic o que siguin mers rumors.

No es tolerarà l'adopció de cap tipus de represàlia contra l'informant que decideixi fer ús del Canal Ètic de bona fe, podent-se únicament sancionar un ús indegut d'aquest últim consistent en la interposició de comunicacions falses, infundades i/o únicament amb el propòsit de calumniar, difamar o perjudicar a tercers. A aquest efecte, SIRESA es reserva el dret d’adoptar les mesures adients contra qualsevol persona que adopti actes de represàlia contra un informant.

S’entendran per represàlies, a mode exemplificatiu:

1. Suspensió del contracte de treball, acomiadament o extinció de la relació laboral o estatutària, incloent-hi la no renovació o la terminació anticipada d’un contracte de treball temporal una vegada superat el període de prova, o terminació anticipada o anul·lació de contractes de béns o serveis, imposició de qualsevol mesura disciplinària, degradació o denegació d’ascensos i qualsevol altra modificació substancial de les condicions de treball i la no conversió d’un contracte de treball temporal en un d’indefinit, en cas que el treballador tingués expectatives legítimes que se li oferiria un treball indefinit; tret que aquestes mesures es duguessin a terme dins l'exercici regular del poder de direcció a l'empara de la legislació laboral o reguladora de l'estatut de l'empleat públic corresponent, per circumstàncies, fets o infraccions acreditades, i alienes a la presentació de la comunicació.
2. Danys, inclosos els de caràcter reputacional, o pèrdues econòmiques, coaccions, intimidacions, assetjament o ostracisme.
3. Avaluació o referències negatives respecte a l'acompliment laboral o professional.
4. Inclusió en llistes negres o difusió d’informació en un determinat àmbit sectorial, que dificultin o impedeixin l'accés a l'ocupació o la contractació d’obres o serveis.
5. Denegació o anul·lació d'una llicència o permís.
6. Denegació de formació.
7. Discriminació o tracte desfavorable o injust.

La persona informant que consideri que s’ha pres algun tipus de represàlia en contra seu com a conseqüència d’haver formulat una comunicació a través del Canal Ètic haurà de posar-ho en coneixement de la persona Responsable del Sistema, qui analitzarà el cas i resoldrà si és necessari adoptar mesures adequades per a corregir la situació.

La prohibició de represàlies no obstarà a l'aplicació de mesures disciplinàries en cas de constatar-se que s’ha formulat una comunicació manifestament falsa i per a perjudicar a un tercer.

6. PROCEDIMENT D’ACTUACIÓ

1. Interposició

Sempre que resulti possible, la comunicació a través del Canal haurà d’incloure:

• una descripció detallada dels fets esdevinguts i la forma en la qual l'informant els ha conegut;
• data i lloc on ha esdevingut el fet;
• noms i càrrecs de les persones implicades o elements que puguin permetre la seva identificació;
• noms d’altres persones que puguin informar sobre els fets objecte de la comunicació; i
• referència a qualsevol document que pugui confirmar l’esdeveniment dels fets comunicats.

2. Recepció i avaluació

El Responsable del Sistema de SIRESA, Sra. Marta Boix, és la persona encarregada de rebre i gestionar les comunicacions que es rebin a través del Canal Ètic, garantint-se així la màxima independència i imparcialitat en l'exercici d’aquestes funcions, així com la confidencialitat de la informació comunicada.

En el moment de rebre una comunicació, es procedirà a confirmar la seva recepció a l'informant en un termini màxim de 7 dies naturals a partir de la seva rebuda.

Posteriorment, el Responsable del Sistema realitzarà un examen preliminar per a verificar l'entitat, suficiència i versemblança dels fets comunicats, determinant si aquests poden ser considerats com a 'infracció' susceptible de ser comunicada a través del Canal, d’acord amb el que estableix el present Protocol o si, per contra, s’ha de desestimar aquesta comunicació.

En el supòsit en què la comunicació afectés personalment el Responsable del Sistema i el situés en una situació de conflicte d’interessos, aquest s’abstindrà de participar en el procés de gestió de la comunicació. En conseqüència, es nomenarà un nou responsable per tractar el cas.

Si es detectés que la comunicació conté defectes formals o materials, s’atorgarà a l'informant un termini de 10 dies hàbils per a esmenar el defecte en qüestió. D'altra banda, si el Responsable del Sistema considerés que la informació comunicada és insuficient, sol·licitarà a l'informant que, en l'esmentat termini, procedeixi a la seva ampliació, detallant els aspectes concrets que hagin de ser ampliats.

Realitzat l'examen preliminar de la comunicació, mitjançant l'aixecament d’acta motivada, el Responsable del Sistema:

1. admetrà la comunicació i:
   • es traslladarà a l'informant les mesures previstes o adoptades per gestionar la seva comunicació i sobre els motius d’aquestes mesures.
2. inadmetrà a comunicació i procedirà al seu arxiu immediat quan:
   • els fets reportats no siguin considerats 'infracció' susceptible de ser comunicada a través del Canal Ètic;
   • superat el termini concedit, l'informant no hagi observat els requeriments del Responsable del Sistema d’esmena o ampliació del contingut de la comunicació;
   • els fets comunicats ja estiguin sent investigats; o
   • la comunicació és considerada no pertinent o improcedent;

Admesa la comunicació, el Responsable del Sistema la registrarà, deixant constància dels següents extrems:

• Número identificatiu de la comunicació;
• Data de la recepció i justificant de rebuda;
• Resum dels fets;
• Informe final de la investigació interna, si s’escau; i
• Resolució de la comunicació.

3. Investigació interna i resolució

Atès el resultat de l'examen preliminar, el Responsable del Sistema determinarà si és necessari incoar un procediment d’investigació interna o si, per contra, la resolució de la comunicació no requereix la seva adopció.

En cas de realitzar una investigació interna, aquesta integrarà quantes diligències que es considerin necessàries per a l'esclariment dels fets comunicats i la identificació dels responsables, mantenint-se la formalitat de donar tràmit d’audiència a les parts implicades i sempre respectant els seus drets fonamentals. La present fase integrarà, però no es limitarà, a realitzar entrevistes amb les persones implicades, recaptar proves documentals i/o videogràfiques, verificació de registres públics, entre d'altres.

En tot cas, s’informarà la persona afectada de les accions o omissions que se li atribueixen, i tindrà dret a ser escoltada en el procés d’investigació, deixant-se en acta les aportacions que realitzi.

La resolució de la comunicació es realitzarà en un termini raonable, que no podrà ser superior a tres (3) mesos des de l'acusament de recepció (ampliable a sis (6) mesos en tractar-se d'un cas d'especial complexitat).

La resolució realitzada pel Responsable del Sistema es farà arribar tant a la part informant com a la part afectada. Si es detectés que els fets comunicats són punibles, i sempre que la persona infractora sigui treballadora de l'organització, s'aplicarà la sanció disciplinària de conformitat amb l'estipulat en el conveni col·lectiu d'aplicació.

En cas de considerar-se que els fets objecte d'investigació poden ser constitutius de delicte, es remetrà la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat. Així mateix, en cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea, es remetrà a la Fiscalia Europea.

7. CANAL EXTERN D’INFORMACIÓ

Qualsevol persona podrà informar davant l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (en endavant, A.A.I.), o davant les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, de la comissió de qualsevol acció o omissió incloses en l'apartat segon del present document.

En aquest cas, es facilita el següent enllaç de l'Oficina Antifrau de Catalunya, com a A.A.I. de la Comunitat Autònoma de Catalunya, lloc en el qual SIRESA té el seu domicili social: Oficina Antifrau de Catalunya

8. CONFIDENCIALITAT

Qualsevol persona que presenti una comunicació o dugui a terme una revelació pública té dret a salvaguardar la seva identitat.

En cas de revelar-se la identitat de l'informant, aquesta únicament es podrà comunicar a l'Autoritat Judicial, al Ministeri Fiscal o a l'autoritat administrativa competent en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora. En aquest cas, es comunicarà a l'informant que es revelarà la seva identitat amb caràcter previ a la seva revelació, llevat que aquesta informació pogués comprometre la investigació o el procediment judicial.

Destacar que, quan la comunicació de l'informant es realitzi per canals que no siguin els establerts o a membres del personal que no siguin els responsables del seu tractament, el receptor haurà de trametre la comunicació al Responsable del Sistema amb caràcter obligatori i tant aviat com sigui possible. L'incompliment d’aquesta mesura pot suposar una infracció molt greu.

9. PROTECCIÓ DE DADES PERSONALS

Les dades que siguin objecte de tractament es conservaran únicament durant el temps imprescindible per a decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets denunciats.

En cas d’acreditar-se que la informació facilitada o part d’ella no és veraç, es procedirà a la seva immediata supressió des del moment en què es tingui constància d’aquesta circumstància, llevat que la manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.

En tot cas, transcorreguts tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s’haguessin iniciat actuacions d’investigació, es procedirà a la supressió de les dades, llevat que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del sistema. Les comunicacions a les quals no s'hagi donat curs es conservaran de forma anonimitzada, sense que sigui d'aplicació l'obligació de bloqueig prevista a l'article 32 de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre.

• Responsable: SISTEMAS RESIDENCIALES, S.A.
• Finalitat: utilitzem les seves dades per a atendre les comunicacions formulades a través del Canal Ètic i poder emetre una resolució.
• Legitimació: el tractament és necessari per al compliment d’una obligació legal aplicable al responsable del tractament.
• Destinataris: les seves dades seran tractades pel Responsable del Sistema, el departament de RRHH, en cas que poguessin procedir l'adopció de mesures disciplinàries contra una persona treballadora, els serveis jurídics, els encarregats del tractament que eventualment es designin i el delegat de protecció de dades.
  Serà lícit el tractament de les dades per altres persones, o fins i tot la seva comunicació a tercers, quan resulti necessari per a l'adopció de mesures correctores en l'entitat o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s’escau, procedeixin.
• Drets: té dret a accedir, rectificar, suprimir, oposar-se, limitar i demanar la portabilitat de les seves dades personals. En cas que la persona a la qual es refereixin els fets relatats a la comunicació o a la qual es refereixi la revelació pública exercís el dret d’oposició, es presumirà que, excepte prova en contra, existeixen motius legítims imperiosos que legitimen el tractament de les seves dades personals.